Professioneller Umgang mit Absagen.

Wer kennt diese Situation nicht? Sie werden zum Vorstellungsgespräch eingeladen und machen sich berechtigte Hoffnungen auf eine attraktive Stelle. Alles scheint zu klappen, doch dann geht der Job trotzdem an einen Mitbewerber.

Wie gehen Sie am besten damit um?

«Sie haben Stunden in das Anschreiben investiert, Ihre Bewerbung bestmöglich vorbereitet und im Vorfeld telefonisch Kontakt aufgenommen. Alles sah gut aus, das Vorstellungsgespräch verlief positiv – und doch erhalten Sie nach wenigen Tagen die Absage. Frustration, Wut und Enttäuschung sind jetzt nur allzu menschlich und verständlich. Zum Teil erhalten Bewerber nicht mal eine persönliche, sondern standardisierte Rückantwort. Das tut besonders weh, weil sich die Wertschätzung zusammen mit den Jobträumen in Luft auflösen. Doch die Absage lässt sich auch produktiv nutzen und in eine Chance verwandeln…».¹

Im Zweifel besser nachfragen

«Wenn Sie keine Begründung für die Absage erhalten haben, sollten Sie den Mut haben und das Gespräch mit Ihrer Kontaktperson suchen. Rufen Sie sie an! Dadurch können Sie am besten nach den Ursachen forschen. Gleichzeitig signalisieren Sie damit nochmals Ihr echtes Interesse an dieser Stelle. Denn eventuell kommt die Firma oder Ihr Personalberater wieder auf Sie zurück sobald die Stelle wieder frei wird oder das Unternehmen Ihnen eine etwa gleichwertige Stelle anbieten kann.

Eine weitere Möglichkeit, einer Absage etwas Positives abzugewinnen und gleichzeitig Souveränität zu beweisen, besteht darin, dem Unternehmen eine E-Mail zu schreiben. Darin können Sie beispielsweise mitteilen, dass Sie die Auswahlentscheidung bedauern aber hoffen, aufgrund Ihres besonderen Interesses, bei Freiwerden einer vergleichbaren Stelle berücksichtigt zu werden. Bitten Sie um die Aufnahme in eine bestehende Interessenten-Liste für künftige Stellenausschreibungen, falls eine solche Liste geführt wird. Bieten Sie dem Unternehmen ebenfalls an, dass es Ihre Bewerbungsunterlagen behalten darf. Damit unterstreichen Sie nochmals die Ernsthaftigkeit Ihrer Bewerbung und bleiben dem Personalchef in guter Erinnerung.»²

Warum werden immer wieder standardisierte Absagen versandt?

Die Redakteurin Mirijam Franke von arbeits-abc.de, schreibt dazu: «Gemäss Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz (insbesondere in unseren deutschsprachigen Nachbarländern, pers. Anm.) darf man Bewerber nicht diskriminieren, sprich aus Gründen wie dem Geschlecht, der Religion, den politischen Ansichten, der ethnischen Herkunft (oder ähnlich) die einen Kandidaten den anderen vorziehen. Leider könnte eine falsche Formulierung der Absage jedoch die Vermutung eines Verstosses gegen das AGG nähren, weshalb sich Personalverantwortliche in der Regel in Form eines kurzen Standardschreibens ohne Begründung bedeckt halten.

Das ist äusserst bedauerlich und hinterlassen bei den Empfängern einen oft anhaltenden Eindruck über ein Unternehmen und sagen viel über die Unternehmenskultur und gelebte Werte aus. Eine persönlich gestaltete Absage ist nicht nur ein Zeichen von Respekt und Wertschätzung gegenüber dem Bewerber für seine Mühe, sondern auch ein wichtiger Bestandteil des Employer Brandings beziehungsweise Images des Unternehmens.

Personalverantwortliche befinden sich in akuter Zeitnot

Ein weiterer Grund, weshalb unpersönliche Standardabsagen versendet werden, liegt in dem Zeitmangel der Personaler. Je nach Unternehmen und Position, erhalten diese nicht selten bis zu mehrere hundert Bewerbungen auf eine Ausschreibung zuzüglich regelmäßiger Initiativbewerbungen. Während natürlich nur wenige dieser Kandidaten eine Zusage beziehungsweise Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten, versenden Sie an den Grossteil eine Absage. Jede Einzelne dieser zehn, 50 oder sogar 200 Absagen zu personalisieren, wäre schlichtweg unmöglich, oder? Ist es nicht das Einfachste, einfach eine Massenmail zu schreiben und alle Betroffenen in den Verteiler aufzunehmen? Ja, einfacher ist das. Aber eben aus den bereits genannten Gründen nicht empfehlenswert. Auch Bewerber stecken schließlich 30, 60 oder mehr Minuten in eine Bewerbung – und erwarten dafür ein Mindestmass an Zeitaufwand seitens des Personalberaters oder des HR-Verantwortlichen im Unternehmen, auch bei einer Absage.»

Beweisen Sie Professionalität im Umgang mit Absagen

«Eine freundliche Rückfrage nach der Absage verbessert Ihr Image nachhaltig und sollte fester Bestandteil Ihres Selbstmarketings im Bewerbungsprozess sein. Selbst, wenn Sie sich bei diesem Unternehmen nicht erneut bewerben werden, können Sie davon ausgehen, dass die HR-Verantwortlichen sich auch zwischen verschiedenen Unternehmen kennen und austauschen – positiv wie negativ. Ihr Umgang mit einer Absage kann darüber entscheiden. Schweigen ist deshalb ebenso schlecht wie eine E-Mail, in welcher Sie Wut, Ärger und Frustration über die Absage Dampf machen. Manchmal ist eben doch Schweigen Silber und Reden Gold.»³